Smart working: 12 consigli pratici per gestire le scadenze e lavorare al meglio

A causa dello scoppio della pandemia da Covid-19 lo smart working è, ad oggi, l'unica alternativa per tantissime aziende per far si che i propri dipendenti possano proseguire la propria attività produttiva da casa e in sicurezza. E se è vero che nel nostro paese il lavoro agile è un fenomeno piuttosto recente, che trova impreparati gli italiani abituati per la maggior parte a recarsi sul posto di lavoro ogni giorno. è anche vero che questa nuova modalità di lavoro presenta diversi vantaggi, come la maggior autonomia e la possibilità di conciliare più comodamente impegni lavorativi e personali. 
Indubbiamente, per chi si trova a fronteggiare lo smart working per la prima volta non è facile individuare immediatamente quali sono le modalità da seguire e i "trucchi del mestiere" per gestire al meglio le scadenze, darsi le giuste priorità e non farsi travolgere dalla confusione: infatti programmare, organizzare e portare a termine gli obiettivi prefissati comporta numerosi benefici, soprattutto in termini di benessere, motivazione ed energia. Per questo motivo abbiamo individuato i consigli più utili degli esperti del settore, così da aiutarti a capire come gestire le priorità e le attività lavorative in modo pratico ed efficiente. 

1) Avere chiarezza sui propri obiettivi

Il primo step per gestire al meglio le priorità sul lavoro, soprattutto in questo momento di emergenza, è avere chiaro il proprio obiettivo di ruolo, di funzione e aziendale, anche attraverso un confronto con il proprio capo e i colleghi; fare chiarezza, infatti, ti permette poi di poter procedere all'organizzazione delle tue attività in modo pratico ed efficace. Una volta che hai ben chiari i tuoi obiettivi, cerca di suddividerli tra breve, medio e lungo periodo, così da individuare e stabilire le giuste priorità.

2) Costruire una “to do list” definendo le proprie priorità
 
Il metodo migliore per organizzare e pianificare in modo efficace ed efficiente le proprie attività lavorative è creare una "to do list", letteralmente una lista di cose da fare; a seconda delle tue preferenze puoi servirti di carta e penna o utilizzare una delle tantissime applicazioni per smartphone e pc, e la tua lista dovrà ricomprendere sia gli obiettivi a breve che quelli a medio e lungo periodo e potrà essere giornaliera, settimanale o mensile, a seconda delle tue esigenze e della tua agenda di lavoro. Inoltre, puoi servirti del cosiddetto "metodo Eisenhower", così da definire le giuste priorità e ottimizzare la gestione del tuo tempo, dividendo i compiti in:

• importanti e urgenti - ovvero i compiti che hanno la massima priorità e che devono essere portati a termine immediatamente;
• importanti ma non urgenti - ovvero compiti che devono essere portati a termine al fine di poter raggiungere i propri obiettivi, ma la cui scadenza può essere leggermente posticipata;
• urgenti ma non importanti - attività che vanno concluse rapidamente ma che, essendo di importanza minore, possono essere delegate a qualcun altro. In questo caso però dovrai programmare anche un successivo momento di controllo e confronto sulla delega; 
• né importanti né urgenti - ovvero attività poco rilevanti che non devono essere portate a termine con una particolare urgenza.

3) Inizia a svolgere i compiti che ti creano maggior disagio 

Quando inizi a lavorare, comincia dai compiti che ti creano maggior disagio, sia perché la mattina, in linea di massima, si è più attivi, sia perché rimandare questo tipo di attività rischia di aumentare il senso di "ansia" e disagio: infatti, anche se portare a termini i compiti più semplici e veloci dona immediatamente energia e soddisfazione, il tempo passato a pensare all'attività rimandata porta ad una sensazione di problematicità e frustrazione.

4) Concentrati su un compito alla volta

Per evitare di sprecare energie e raggiungere più rapidamente i tuoi obiettivi, concentrati sempre su un compito alla volta e porta a termine le attività intraprese: infatti riprendere in mano un compito più volte comporta un sistematico spreco di tempo ed energie. 

5) Fai il punto

Alla fine della giornata, fai il punto della situazione: spunta le attività portate a termine e riorganizza l'agenda a seconda di cosa hai concluso e dei compiti che devi ancora affrontare. Avere sempre chiari gli obiettivi e le attività da svolgere, infatti, è fondamentale per organizzarsi e affrontare il lavoro in modo efficace.

6) Evita le distrazioni

Cerca di pianificare e dare un timing anche ai momenti in cui dedicarti alla lettura di mail, chat e alle telefonate, così da evitare distrazioni ed interruzioni che portano via tempo ed energie. 

7) Non dimenticare le pause

Concediti delle pause, ad esempio a metà mattina per un caffè, rispettale e cerca di organizzarle, dando loro un timing preciso; inoltre, ricordati di alzarti ogni tanto per sgranchire le gambe.

8) Non organizzare l'intera giornata

Organizza il 70% del tempo, così da lasciarti lo spazio per affrontare e gestire eventuali imprevisti. 

9) Organizza i momenti di incontro con i colleghi

Una delle maggiori criticità di questo momento emergenziale è l'isolamento sociale e la conseguente mancanza di un confronto lavorativo con i colleghi, che possono però essere gestite attraverso dei momenti di incontro virtuali: organizza pause caffè o aperitivi serali per comunicare, ascoltare e confrontarti con i tuoi colleghi, ricordandoti comunque di programmarli accordandovi sugli orari, così da avere piena disponibilità e attenzione.

10) Crea una routine lavorativa

Per la maggior parte, nello smart working è necessario lavorare per obiettivi, rispettando consegne e deadline: è quindi importante costruire una routine lavorativa che sia funzionale alle tue esigenze e alla chiusura delle scadenze lavorative. Per aiutarti, puoi definire un calendario che preveda delle scadenze automatiche per tutti quei compiti che rientrano nella tua routine.

11) Definisci tempi e obiettivi delle riunioni

Per evitare cali di attenzione e produttività, cerca di circoscrivere la durata di chiamate e riunioni ad un massimo di un'ora e mezza e pianifica dettagliatamente l'agenda e gli obiettivi di entrambe, gestendole all'interno di slot definiti e rispettando gli orari.

12) Dividi gli spazi e i momenti lavorativi da quelli personali

Per evitare di lavorare troppo e sentirsi sopraffatti, ma anche per avere la giusta concentrazione e lavorare in maniera efficiente, è molto importante riuscire a "staccare", mentalmente e fisicamente, ed occuparsi delle esigenze personali e familiari extra lavorative. Definisci sempre gli spazi e gli orari da dedicare al lavoro e quelli da dedicare alla vita personale, tenendo sempre distinti il luogo di lavoro e i luoghi di riposo. L'organizzazione dello spazio e delle attività giornaliere ti permette di arrivare a fine giornata soddisfatto di ciò che hai portato a termine e di riorganizzare ciò che non sei riuscito a concludere, senza frustrazioni.