Sabato 1 settembre è il giorno della e-fattura. Da oggi entra in vigore l'obbligo di emissione della fattura elettronica per le vendite tax free ad acquirenti residenti o domiciliati in Paesi extra Ue. Chi vuole usufruire del rimborso/sgravio dell'Iva è pertanto invitato ad assicurarsi che il punto vendita emetta fattura elettronica. A renderlo noto è una comunicazione dell'Agenzia Dogane e Monopoli.

Cos'è e come funziona la fatturazione elettronica

In cosa consiste quella che è già stata definita una vera rivoluzione per le imprese? Soldo, il sistema di carte prepagate smart per aziende, ha realizzato un vademecum con tutto quello che è necessario sapere e le soluzioni da adottare per non arrivare impreparati alla scadenza (seppur rinviata).

• Per detrarre, niente più contanti ma solo strumenti tracciabili. Se un'impresa che ha disposizione una flotta di autovetture vorrà continuare a dedurre le spese di rifornimento e l’Iva, non potrà più acquistare carburante con denaro contante, ma solo con strumenti di pagamento tracciabili come carte di credito, di debito o prepagate e carte o buoni carburante. Per gestire questo processo in modo chiaro e smart, alleggerendo anche le operazioni legate alla compilazione dei rendiconti mensili che sottraggono tempo ad attività più produttive, le carte di pagamento aziendali sono una soluzione.
• Targa: è sempre meglio riportarla. Sulla vecchia scheda carburante era necessario riportare i dati di targa del veicolo e, per ogni acquisto di benzina o gasolio, il chilometraggio. La nuova norma non prevede l’obbligo di riportare la targa del veicolo nella fattura, ma inserire questo dato consente una migliore tracciabilità della spesa e la sua riconducibilità a un’autovettura per la deduzione di costi e Iva.
• Come scegliere le stazioni di rifornimento. In commercio sono disponibili le fuel card, carte emesse dalle società petrolifere e rivolte alle imprese che dispongono di vetture o di una flotta aziendale. Si tratta, però, di soluzioni che possono essere utilizzate nelle stazioni dei propri brand di riferimento. Un dettaglio che può trasformarsi in un problema se, in una situazione di emergenza, la pompa convenzionata non è nei paraggi.
• Tenere sotto controllo le spese. Dedicare una o più carte prepagate aziendali agli acquisti di carburante aiuta ad avere un controllo preciso, costante e monitorabile di una voce di spesa importante nella quotidianità di un’azienda. La maggior parte delle fuel card disponibili consente di conoscere il dettaglio degli acquisti effettuati solo con l’invio della fattura a fine mese. 
• Il primo step per gestire in modo più efficiente le spese aziendali. Un approccio smart alla gestione delle spese di carburante può essere il primo passo per ripensare in modo virtuoso l’intera amministrazione dei flussi di cassa di una azienda. Spese di viaggio, pranzi, ticket di parcheggi, acquisti online sono tutte voci che, messe insieme, hanno un peso notevole sulle spese mensili e una loro gestione incontrollata può avere un impatto negativo anche sul lungo periodo.

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E-fattura, nessuna sanzione per il piccolo ritardo 

Le disposizioni in tema di fatturazione elettronica non derogano alla normativa che regola i termini di emissione dei documenti. Tuttavia, il documento di prassi precisa che, in una fase di prima applicazione, considerato anche il necessario adeguamento tecnologico, le fatture elettroniche inviate al Sistema di Interscambio con un minimo ritardo non saranno soggette a sanzioni nel caso in cui l’invio non pregiudichi la corretta liquidazione dell’imposta (decreto legislativo n. 472 del 1997, articolo 6, comma 5-bis).

Fattura scartata

La Circolare chiarisce che, in caso di scarto di una fattura da parte del SdI, è possibile un nuovo inoltro nei cinque giorni successivi alla notifica di scarto; la fattura elettronica, relativa al file scartato, va nuovamente inviata tramite SdI con la data ed il numero del documento originario, ovvero con un nuovo numero e data purché collegati alla precedente fattura, eventualmente tramite utilizzo di un registro sezionale. In ogni caso deve essere garantita la corretta liquidazione dell’imposta.

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Obbligo di utilizzo della fattura elettronica 

Vanno documentate con fattura elettronica tutte le operazioni effettuate tra soggetti passivi d’imposta “residenti o stabiliti” nel territorio dello Stato. La Circolare di oggi chiarisce, infatti, che in ambito comunitario l’Italia è stata autorizzata ad accettare come “fatture” documenti o messaggi solo in formato elettronico, purché ad emetterli siano soggetti passivi “residenti o stabiliti” sul territorio italiano, mentre l’obbligo non vale per i soggetti non residenti anche se “identificati” in Italia. Gli “identificati” potranno comunque decidere di ricevere una fattura elettronica.

Registrazione e conservazione cartacea, nulla cambia 

L’insieme delle norme dettate in tema di fatturazione elettronica non incide sugli obblighi di registrazione previsti dal DPR n. 633 del 1972. Vista la natura, di per sé non modificabile, del documento elettronico inviato tramite SdI, la numerazione e l’integrazione della fattura possono essere effettuate con la predisposizione di un altro documento da allegare al file della fattura.

Oltre il formato XML

La Circolare precisa che le copie digitali delle fatture potranno essere conservate non solo in formato XML, ma in uno qualsiasi dei formati (per esempio Pdf, Jpg o Txt) previsti dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale.

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Appalti, l’ambito di applicazione della fatturazione elettronica 

È obbligatorio emettere fattura tramite il Sistema di Interscambio solo per chi opera nei confronti di una stazione appaltante pubblica, per chi è titolare di contratti di subappalto o riveste la qualifica di subcontraente. Il documento di prassi di oggi chiarisce che sono esclusi dai nuovi obblighi di fatturazione elettronica i contribuenti che cedono beni a un cliente senza essere direttamente coinvolti nell’appalto principale, come chi fornisce beni all’appaltatore senza sapere che utilizzo ne farà. La Circolare precisa, inoltre, che l’obbligo di fatturazione elettronica non si estende ai rapporti in cui, a monte della filiera contrattuale, non ci sia un soggetto che faccia parte Pubblica Amministrazione. Per quanto riguarda i consorzi, il documento di prassi chiarisce, infine, che l’obbligo di fatturazione elettronica in capo a un consorzio non si estende ai rapporti consorzio- consorziate.

Cessioni di carburanti

Fatto salvo il rinvio al 1° gennaio 2019 per le cessioni di carburante effettuate dagli impianti stradali di distribuzione, vanno documentate con fattura elettronica tutte le cessioni di benzina e gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione, ossia impiegati nei veicoli che circolano normalmente su strada. Sono conseguentemente escluse dall’obbligo le cessioni di benzina e gasolio destinati, ad esempio, a imbarcazioni, aeromobili, veicoli agricoli di varia tipologia (come i trattori agricoli e forestali).