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Martedì, 18 Gennaio 2022
Lavoro

Come semplificare le attività amministrative: 7 consigli utili

Sul lavoro, è importante avere un flusso di attività senza intoppi: ecco come

Le attività amministrative fanno parte di quella categoria di mansioni che spettano a chiunque svolga un lavoro di ufficio. Ma, nonostante queste azioni siano delle pratiche da svolgere quotidianamente e con costanza, la loro gestione può divenire complessa. E’ proprio per questo motivo che è necessario adottare un iter da seguire scrupolosamente affinché l’amministrazione finanziaria venga svolta in modo corretto. Ossia, come viene richiesto dalla legislazione. Anche perché non bisogna dimenticare che svolgere certe incombenze con una certa leggerezza, potrebbe farci incorrere in sanzioni tutt’altro che piacevoli. Nel corso dei prossimi paragrafi, quindi, andremo ad analizzare quali sono le migliori strategie per agevolare lo svolgimento delle attività amministrative nel proprio lavoro. E, di conseguenza, individuare quale sia il modus operandi più opportuno da adottare per operare in modo corretto senza rischiare di perdere più tempo del necessario.

Utilizzare dei software dedicati

Prima di approcciarsi allo svolgimento delle attività amministrative del proprio lavoro, è opportuno identificare quale sia la mansione da eseguire. E, di conseguenza, avere ben chiaro in testa quali siano gli step necessari da mettere in pratica. Una volta che ci si è fatti una checklist di tutti i passaggi necessari, è opportuno individuare quali siano i software più indicati per raggiungere i propri obiettivi. Nel corso degli ultimi anni, lo sviluppo della tecnologia ha fatto in modo che venissero creati degli strumenti specifici per ogni tipo di attività amministrativa. Adottare il sistema digitale più idoneo alle proprie esigenze, quindi, permette di svolgere il proprio impiego in modo più semplice e diminuendo drasticamente eventuali margini di errore. Ma non solo. Questo supporto consente, infatti, di risparmiare un’enorme quantità di tempo che, in questo modo, potrà essere destinata allo svolgimento di altre attività. Non bisogna dimenticare, infatti, che secondo una recente stima, le mansioni burocratiche richiedono un investimento di tempo che può oscillare tra le 500 e le 1200 ore l’anno per una piccola o media impresa. Molte di più per una società dalle grandi dimensioni. Tra i programmi più conosciuti e diffusi, quelli più degni di nota si occupano di contabilità. Questi software possono essere acquistati in toto oppure utilizzati dietro il pagamento di abbonamenti mensili oppure annuali. Per valutarne appieno le funzioni, nella maggior parte di essi è previsto all’inizio un periodo di prova gratuito, come su Allegro o ClearBooks.

Non perdere tempo in attività superflue

Le attività amministrative che si svolgono generalmente all’interno di un’azienda si possono, nella maggior parte dei casi, ridurre ad una serie di mansioni che richiedono una costante ripetizione. Stiamo parlando, ad esempio, del controllo dei conti mensili piuttosto che dei solleciti di pagamento riguardanti le fatture insolute. Se l’obiettivo è quello di limitare il più possibile eventuali perdite di tempo, è consigliabile cercare di individuare il modus operandi più corretto da adottare per ogni singola situazione. E, in seguito, applicarlo nell’e-mail, nella corrispondenza cartacea o nelle telefonate. La cosa migliore, quindi, è quella di preparare il testo di una mail standard che verrà inviata ai destinatari con un semplice copia e incolla. E sarà sufficiente modificare solo le date e gli importi di riferimento. In questo modo, le mansioni che si possono considerare come ripetitive, possono essere eseguite in serie. E, di conseguenza, si ottiene un considerevole risparmio di tempo.

Ottimizzare l’organizzazione interna

Uno degli obiettivi principali per un’azienda, è quello di ottimizzare al massimo i processi interni. Ma come fare quindi? La cosa migliore da fare in questi casi è quella di analizzare le proprie abitudini di lavoro. Se si è consapevoli del tempo necessario allo svolgimento di determinate mansioni, e di come le ore lavorative possono essere organizzate, risulterà più semplice avviare un processo di cambiamento in un’ottica di sviluppo amministrativo. A tal proposito, ricordiamo che, una modifica sulle proprie abitudini lavorative, difficilmente potrà avvenire nell’immediato. Una recente ricerca svolta dall’University College di Londra, ha infatti stimato in una media di due mesi di tempo per modificare completamente il proprio modus operandi organizzativo. Per ottenere risultati eccellenti nel più breve tempo possibile, consigliamo di adottare piccole modifiche ogni giorno. Facendo così, infatti, si potrà avere un’idea nell’immediato se il cambiamento avviato dia i risultati attesi. Ed, eventualmente, è possibile ritoccare le procedure in corso d’opera.

Creare una nuova routine

L’archiviazione delle fatture, così come il pagamento delle bollette online, richiede una certa quantità di tempo. Si tratta di minuti che, in alcuni casi, si trasformano in ore e che vengono sottratti allo svolgimento di altre attività. Qual è il modo, quindi, per ottimizzare le tempistiche in ufficio? La soluzione migliore in questi casi potrebbe essere quella di individuare un momento all’interno della settimana da destinare completamente allo svolgimento dell’attività amministrativa. Ad esempio, fissare una specifica mattinata all’archiviazione dei documenti, al sollecito delle fatture insolute o allo svolgimento di telefonate utili alla risoluzione di problematiche burocratiche. E, all’interno di queste ore è utile creare una scaletta delle priorità, che aiuti ad identificare le azioni più importanti che devono essere svolte subito rispetto a quelle che possono essere eseguite anche in un secondo momento.

Richiedere un confronto costante con il commercialista

Il commercialista è una figura professionale che può rivelarsi davvero determinante durante lo svolgimento delle attività amministrative all’interno di un’azienda. Grazie alle sue conoscenze, infatti, è possibile eseguire le proprie mansioni nel completo rispetto della legislazione vigente, evitando quindi commettere quegli errori che possono farci incappare in sanzioni. E’ indispensabile, quindi, identificare un commercialista serio, competente ed affidabile, che possa fornire le dritte giuste per farci risparmiare sia tempo che denaro. Probabilmente la ricerca di un professionista di questo tipo può richiedere diverso tempo ma, una volta individuata la persona giusta, la differenza sarà evidente.

Automatizzare i compiti quotidiani

Per ottimizzare quanto più possibile il tempo all’interno della giornata lavorativa, la cosa migliore sarebbe quella di automatizzare i compiti quotidiani che si devono svolgere. Questo significa, ad esempio, iniziare la propria giornata avendo bene in mente una checklist delle cose da fare. Ogni compito che viene svolto, verrà depennato da questa lista e, facendo così, si potrà passare al successivo. Tutte le mansioni, sia quelle amministrative che le altre, richiedono un certo livello di automazione. L’obiettivo principale in questi casi è quello di riuscire ad individuare un certo ordine nello svolgimento di qualsiasi tipo di compito. In questo modo, ci si potrà accorgere fin da subito delle enormi quantità di tempo risparmiato. Ma anche della possibilità di limitare drasticamente eventuali dimenticanze o di svolgere nel modo sbagliato una pratica.

Imparare a delegare

Durante lo svolgimento delle attività amministrative, una delle cose che balza maggiormente all’occhio è data dal continuo evolversi delle situazioni. Questo significa che, ad esempio, se fino a qualche giorno fa la risoluzione di una pratica burocratica  richiedeva un determinato tipo di procedura per essere risolta, non è necessariamente detto che anche oggi i requisiti richiesti siano i medesimi. E’ così che, in un mondo in continua evoluzione, diventa sì importante ampliare le proprie conoscenze e aumentare le proprie capacità di problem solving, ma è in ugual modo fondamentale riuscire a individuare quali siano i propri limiti. Questo significa, ad esempio, che è giusto provare a risolvere in autonomia determinate questioni. Ma è in egual modo importante riuscire a capire quando, invece, è necessario delegare a qualcun altro di più competente che ci possa aiutare a chiudere quella determinata pratica.

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