5 consigli utili per ottimizzare il tempo al lavoro

Sfruttare al meglio le ore che si hanno a disposizione riuscendo a ottenere il massimo della produttività dovrebbe rientrare tra gli obiettivi di ogni professionista. Riuscire ad avere la concentrazione giusta è il primo passo per essere più produttivi. Ma, per fare ciò, serve una buona organizzazione. Altrimenti è difficile ottenere un risultato più efficiente.

Quali possono essere i 5 consigli utili per ottimizzare il tempo al lavoro? Proviamo a scoprirli insieme.

Osservazione

Il metodo migliore per iniziare questo percorso consiste sicuramente nell’osservazione. Prendersi qualche giorno (anche una settimana, se necessario) per valutare l’attuale organizzazione delle energie e dei tempi utilizzati nel corso delle giornate per lo svolgimento dei progetti e delle mansioni è di fondamentale importanza. Così come valutare la precedenza che viene data agli obiettivi prioritari.

Una volta carpite queste informazioni sarebbe bene iniziare ad impostare un programma di lavoro giornaliero e/o settimanale che dia modo ai vari utilizzatori dello stesso di poter individuare facilmente le priorità, i tempi dedicati ad ogni mansione ed i tempi dedicati a delle giuste pause che servano a rigenerarsi. 

Questo vi consentirà di avere il controllo del lavoro e di riuscire a rimanere nei tempi ed avere il miglior risultato ottenibile.

Adesso che avrete analizzato l’andamento lavorativo, e in teoria capito le leve da muovere per migliorarlo, partiamo dai fondamentali.

L’alimentazione

La colazione, ma più in generale l’alimentazione. Sebbene se ne parli spesso dell’importanza di tenere uno sano stile di vita, c’è ancora l’usanza a sottovalutare l’importanza di una sana ed appagante colazione che dia le energie per affrontare la giornata.

In Italia la tipologia di colazione differisce molto da nord a sud. Mentre al nord si prediligono colazioni dolci, a base di brioches, bomboloni o comunque dolci di pasticceria, spostandosi verso il sud il salato è più intrinseco nelle abitudini del mattino.

Resta il fatto che la colazione deve dare un giusto apporto di energie e soddisfazione per poterci mettere anche il sorriso all’inizio di una lunga giornata. Sebbene per il benessere emotivo di molti la brioches sia un toccasana, cereali, frutta e tisane aiutano molto di più il nostro organismo ad avere le giuste energie per avere più concentrazione nelle mansioni quotidiane.

Il caffè in Italia è un'istituzione, quindi non ci sentiamo di farlo eliminare dall’alimentazione ma berlo a metà mattinata invece che associato alla colazione aiuterà il nostro organismo ad utilizzare il proprio ritmo circadiano, ossia il nostro orologio biologico che regola i livelli ormonali, di sonno e metabolismo.

Ovviamente, uno stile di vita più salutare lo si deve mantenere con costanza anche nel luogo di lavoro. Da eliminare junk food come patatine, snack, caramelle e affini e privilegiare, invece, cibi più salutari.

L’attività sportiva

Cosa associare ad una sana ed energetica colazione se non il caro vecchio fitness? Non servono sedute estenuanti di cardio o maratone di chissà quante ore. Partiamo dalle basi, alla mattina dedicare una mezz'ora allo stretching ed un’altra mezz'ora facendo una corsetta serviranno ad avere il risveglio muscolare adatto per dare lo sprint giusto al nostro fisico per affrontare la giornata. E, alla sera, per chi è un po’ restio alla palestra un’altra mezz’ora dedicata allo stretching servirà a sciogliere le fatiche del giorno.

Programmazione

Non dimenticare di dedicare 15 min alla sera per rivedere il programma del giorno successivo. Questa strategia aiuta a dormire più rilassati, avendo ben chiaro cosa fare nella giornata successiva e sapendo già i possibili imprevisti che ci si troverà ad affrontare.

Bene ora sappiamo da cosa partire per creare un programma di lavoro utile ad ottimizzare il tempo e le energie, abbiamo smarcato la questione cibo e relax muscolare affrontiamo il nucleo del discorso, ossia il programma stesso.

Per avere un programma produttivo e pratico le prime azioni che bisogna svolgere sono sicuramente i compiti più difficili, quelli con più insidie. E il motivo è di facile intuizione. Al mattino si è freschi e riposati. E, se si è fatta una sana colazione, il nostro organismo è sveglio, vigile e pronto a reagire ad ogni evenienza. E’ quindi questo il momento perfetto per affrontare tutte quelle mansioni che risulterebbero di difficile smarcatura nel pomeriggio quando si è, per forza di cose, più stanchi e meno attenti. Procrastinarli ci porterebbe più ansia nello svolgimento degli stessi.

Ma l’ottimizzazione del lavoro passa anche nell’analisi delle risorse ed assegnare a ciascuna il proprio obiettivo. Questo semplificherà le operazioni e porterà maggiori risultati. Da non sottovalutare, poi, l’importanza delle pause che hanno molteplici vantaggi. Il primo è sicuramente la ricarica delle energie: un buon caffè e due chiacchere aiutano a staccare la mente dal lavoro aiutando a superare più facilmente quel che si vedeva come un enorme ostacolo. Il secondo è dato dall’aiuto a districare quegli intoppi che, mentre si era immersi nella mansione, non si potevano vedere. In questo modo potremmo apportare modifiche o correzioni in corso d’opera prima che questi diventino problemi.

Eliminazione delle distrazioni

Un piccolo accorgimento che può aiutarci a creare una situazione più accomodante e che ci dia modo di poterci concentrare al meglio nel lavoro è quello di eliminare tutti quei rumori o delle possibili situazioni di disturbo.

E’ buona norma, in questi casi, cominciare una mansione abbassando il volume del telefono. Se possibile, sarebbe addirittura meglio bloccarlo per il tempo necessario. Mettere in pausa le notifiche del computer e isolarsi momentaneamente da colleghi o familiari possono essere alcuni accorgimenti che possono aiutarti a rendere il completamento della mansione più veloce.

Questa strategia anti-distrazione dovrebbe andare di pari passo con l’ordine nel proprio posto operativo. Non bisogna dimenticare, infatti, che il caos alimenta la distrazione e contribuisce alla perdita di tempo e di energie facendo slittare l'arrivo dei risultati. Proprio per questo motivo attrezzarsi con classificatori e scaffali a parete possono aiutare a completare la riorganizzazione del lavoro e la produttività dello stesso.

Ultimo, ma non meno importante, riguarda l’utilizzo della tecnologia. Esistono applicazioni, calendari e quant’altro online che aiutano ad agevolare il proprio lavoro e la sua organizzazione. Oltre a ridurre i tempi per il trasferimento dei dati tra colleghi, ci aiutano a salvare i documenti in lavorazione nel modo corretto.

E questo è un plus soprattutto a fine giornata, quando si chiuderanno tutti i lavori del programma e si creerà un report sull’esecuzione dei lavori effettuati. Quest’ultimo documento è davvero utilissimo per potersi accertare di essere in linea con il programma. Ma anche per depennare dalla lista le mansioni già completate, senza il rischio di doverle prendere nuovamente tra le mani il giorno dopo.

Tips

Ultimissima chicca che vi regaliamo per ottimizzare il tempo al lavoro.

Una volta varcato l’uscio dell’ufficio, lasciate il lavoro lì. Portarsi appresso i pensieri e le preoccupazioni derivanti dalle proprie mansioni e non staccarsi mai dagli impegni sarà solo lesivo per la buona riuscita del programma che avete ideato e dei risultati a cui ambite.