Giovedì, 4 Marzo 2021
Lavoro

Come migliorare le capacità di problem solving: 5 step fondamentali

Saper fronteggiare gli imprevisti e trovare soluzioni anche ai problemi "extra" è una caratteristica molto ricercata dalle aziende di ogni settore: ecco alcuni consigli per migliorare questa soft skill

Foto di repertorio

Il Problem Solving è quella capacità di riuscire a trovare una soluzione ogni volta che ci troviamo di fronte ad un problema. Di qualsiasi genere esso sia. La capacità di riuscire ad identificare la strategia più efficace nel minor tempo e al minor costo possibile è una qualità tra le più richieste nel mondo del lavoro.

Ci sono persone che hanno la fortuna di avere questa dote innata. Altre, invece, fanno molta più fatica. Ma chi l’ha detto che se non hai questa abilità, non puoi allenarti per migliorarla? Quello che andremo ad approfondire oggi è proprio questo. Nel corso dei prossimi paragrafi, infatti, scopriremo insieme quali sono le migliori tecniche che ti permettono di migliorare questa soft skill. 

La regola delle 5 

Quando ci si presenta davanti un problema, che sia nella vita privata o in quella professionale, per affrontarlo nel migliore dei modi è indispensabile utilizzare la regola delle 5 W (What, When, Who, Why, Where).

Se ti si pone di fronte un quesito, è utile innanzitutto analizzarlo nel profondo e in tutti i suoi dettagli. Solo in seguito ad uno studio approfondito della situazione, ti sarà più semplice identificare la strategia migliore e più efficace per affrontarlo.

Analizza le cause

Alla base di ogni problema c’è una causa scatenante che lo ha provocato. Se il tuo obiettivo non è quello di trovare un palliativo momentaneo ma risolvere la questione una volta per tutte, è bene cercare di identificare i motivi o le situazioni che possono aver provocato questa criticità.

Per affrontare al meglio questo step, ti consigliamo di aprire la tua mente il più possibile e confrontarti con chi è coinvolto (o potrebbe esserlo) in quella determinata circostanza. Molto spesso, infatti, indagando e raccogliendo le opinioni di chi ti circonda, ti permette di ampliare la tua visione della cosa. 

Studia delle alternative

Trovare delle alternative è uno dei punti focali su cui si basa il problem solving. Nel caso in cui non avessi idee, ti consigliamo di coinvolgere qualcuno che si trova (o si è trovato in passato) nella tua stessa situazione. Sicuramente potrà fornirti delle dritte utili per affrontare al meglio la questione.In questa fase, inoltre, ti consigliamo di non sottovalutare le potenzialità del brainstorming. Riunisci dei colleghi o, comunque, delle persone di cui ti fidi, ed esponi a loro le tue perplessità. Un confronto aperto e uno scambio di intuizioni possono essere l’aiuto che ti serve per identificare la soluzione perfetta. 

Seleziona l’alternativa migliore

Una delle cose più vantaggiose dell’identificare diverse alternative è quella di avere poi a disposizione una rosa di opportunità tra cui scegliere. E’ così che, nel momento in cui devi prendere la decisione finale, sarà più semplice capire quale sia quella che fa più al caso tuo. 

Durante questo step, ti consigliamo di pensare ad ogni variante che hai trovato e, per ognuna di esse, chiederti quale sia quella che ti permette di ottenere un numero maggiore di risultati che si potranno protrarre per un periodo di tempo più lungo. Non dimenticare, inoltre, che per ogni caso, è opportuno valutare anche i potenziali rischi a cui potresti andare incontro. 

Realizza un piano di azione

Adesso non ti rimane che programmare un vero e proprio piano d’azione. Una volta che avrai deciso quale sia l’alternativa più opportuna da adottare, ti consigliamo di iniziare ad affinare la tua strategia nel più piccolo dettaglio.

In questa precisa fase è opportuno concentrarsi su ogni singolo aspetto della questione: dalle persone coinvolte agli strumenti indispensabili; dalle tempistiche necessarie per attuare il piano agli intoppi che potrebbero presentarsi nel frattempo. 

Monitora l’esecuzione

Mettere in atto il tuo piano d’azione non significa aver risolto in automatico il problema. Anche se sulla carta potrebbe sembrare il contrario. Anzi. Uno degli aspetti da non dimenticare è proprio quello di tenere monitorata la situazione per un certo periodo di tempo.

Tenere sotto controllo l’andamento del tuo piano di azione, infatti, ti permetterà di capire se la tua strategia è davvero efficace e ti consente effettivamente di raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato. Ma, soprattutto, ti consente di identificare l’insorgenza di eventuali altre criticità durante il percorso. 

Il problema è stato risolto?

Prima di mettere in atto il tuo piano di azione, ti consiglio di porti come obiettivo anche quello di un limite di tempo. Se, ad esempio, hai deciso che vuoi risolvere una determinata questione nel breve tempo, definisci una linea temporale che userai come deadline per l’identificazione dei risultati in quel lasso di tempo.

Ti consigliamo di non fare l’errore di accantonare la questione, mettendola nel dimenticatoio senza prima accertarti che tutto sia risolto. Altrimenti rischierai l’effetto boomerang, per cui ti tornerà indietro con il doppio dei problemi appresso. 

Approccio razionale oppure olistico?

Una volta che abbiamo individuato tutte le linee guida che definiscono passo passo tutti i passaggi che rendono attuabile il processo di problem solving, non ci rimane che confrontare i due approcci che possono essere adottati.

I due metodi in questione sono quello razionale oppure quello olistico. Non ce n’è uno più valido dell’altro. Anzi. Entrambi sono efficaci in egual misura. La scelta di adottare uno o l’altro dipende dal carattere della persona.

Approccio razionale

Questo metodo viene di solito preferito da quelle persone che prediligono un ragionamento di tipo logico e a 360 gradi. Un vantaggio importante che deriva da questa strategia riguarda la percezione di avere di fronte qualcosa di molto ordinato. In questo modo ti risulterà più semplice condividere i tuoi risultati con le altre persone coinvolte.

Lo svantaggio che potrebbe derivare dall’applicazione di questo approccio riguarda per lo più il tempo. Per metterlo in pratica e per portarlo a termine, infatti, richiede una quantità di tempo alle volte troppo difficile da gestire.

Approccio olistico

Il metodo olistico, invece, si basa sull’assunzione di consapevolezza per cui sono poche le cose gestibili in modo meccanico. E, di conseguenza, è impossibile la risoluzione di un problema valutandone solo gli aspetti razionali e producendo un ragionamento logico. 

La tipologia di soluzioni che vengono prodotte utilizzando questo approccio sono da considerarsi molto più spesso di genere “on the road”. Ossia che si risolvono man mano che si presentano senza doversi perdere in congetture su eventuali criticità che potranno verificarsi nel corso del tempo come no. 

In altre parole, l’approccio olistico sostiene che i problemi non potranno mai essere risolti del tutto ma implicano un ampliamento delle prospettive da parte di chi si occupa di problem solving. 

Il vantaggio di questo sistema è quello di aumentare l’adattabilità delle soluzioni ad ogni singolo problema. Ma anche quello di vivere con maggiore serenità e una minore quantità di stress le eventuali criticità che ci si possono presentare di fronte nel corso della nostra vita personale e professionale. Questa strategia è particolarmente indicata per chi predilige una linea di pensiero poco meccanica e più “artistica”.

Lo svantaggio di questo metodo è determinato per lo più dalla mancanza di punti di riferimento su cui basarsi per identificare il raggiungimento o meno degli obiettivi. Di conseguenza, sarà più complesso comunicare alle altre persone i risultati raggiunti e definire con una certa precisione il lasso di tempo ancora necessario per appropriarsi del focus che ci si era prefissati. 

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