Giovedì, 28 Gennaio 2021
LAVORO

Come gestire lo smart working: strategie utili

Nell'ultimo anno lo smart working è diventato un'abitudine per molti lavoratori. Un grande cambiamento per molti, che potrebbe anche sembrare impossibile: ecco alcuni consigli utili per affrontare il passaggio dall'ufficio a casa

Foto di repertorio

Lavorare in smart working è una realtà a cui dovremmo imparare ad abituarci. Considerando i cambiamenti sulle modalità di svolgere la propria professione che sono avvenuti negli ultimi mesi, infatti, sono sempre più le aziende che decidono di far operare i propri dipendenti da remoto. 

Ma come fare? All’inizio l’idea di lavorare da casa potrebbe sembrare molto titanica, se non addirittura impossibile. Tuttavia, esistono dei trucchi che ti possono permettere di sviluppare progetti, partecipare a riunioni e rispondere alle mail anche da casa. Senza necessariamente impazzire. 

Anzi, diciamo pure che, una volta trovato il proprio ritmo e il modus operandi giusti, con tutta probabilità troverai molto più comoda l’idea di operare da casa invece che recarti in ufficio. Ecco di seguito i 10 consigli utili che ti aiuteranno a gestire lo smart working con semplicità.

1. Dedica al lavoro il tempo necessario

Uno degli errori che si tendono a commettere quando si opera in smart working è quello di dedicare al lavoro moltissimo tempo. Non c’è nulla di più sbagliato. Se, ad esempio, il tempo che generalmente trascorri in ufficio è di 8 ore, altrettante saranno quelle in cui svolgerai il tuo impiego da remoto. Dedicarti alla tua professione senza pause o per una quantità di tempo di gran lunga superiore rispetto a quella solita, non porterà benefici né alla tua carriera, né tanto meno alla tua salute. Anzi, rischi di stancarti molto più del solito e non riposarti a dovere. E questo potrebbe portare dei problemi alla tua capacità di concentrazione. Di conseguenza, non saresti produttivo come al solito e il pericolo di metterci il doppio del tempo rispetto al solito è dietro l’angolo.
Il nostro consiglio, quindi, è quello di rispettare i tradizionali orari di lavoro, senza dimenticare di fare delle pause per staccare gli occhi dal pc o anche, semplicemente, per sgranchirti le gambe alzandoti dalla sedia. 

2. Sfrutta i tuoi ritmi

Uno dei vantaggi dello smart working è quello di riuscire a programmarsi i compiti da svolgere in base alle proprie necessità. E questo è un punto a tuo favore che puoi sfruttare per essere più produttivo e per fare le cose nella metà del tempo.
Se, ad esempio, alla mattina ti svegli sempre in modalità lumaca, ti consigliamo di dedicare le prime ore della giornata occupandoti di mansioni più soft, come controllare le mail. Se, invece, ti svegli già pimpante, è bene approfittarne per concentrare in questo momento della giornata le incombenze che richiedono più concentrazione, come il controllo del bilancio, la verifica della contabilità o la partecipazione alle riunioni.

Lavorare da remoto non significa sovraccaricare il proprio corpo e le proprie energie più del necessario. Altrimenti rischierai di arrivare a fine giornata ancora più stressato e stanco rispetto al solito. E questo, alla lunga, potrebbe compromettere la tua salute e la capacità di riposarsi.

3. Trova la postazione di lavoro perfetta

Prima di iniziare a lavorare in smart working, è necessario trovare l’angolo della casa perfetto dove tu possa svolgere i tuoi compiti in assoluta tranquillità. Non farti prendere dalla smania di spaparanzarti in divano, ad esempio, anche perché dopo un paio di ore potresti trovarti ad avere un mal di schiena da farti venire le lacrime agli occhi.

L’ideale sarebbe quello di avere una stanza da arredare come uno studio. Ma, nel caso non avessi lo spazio a disposizione, anche il tavolo della cucina (o del soggiorno) possono andare bene. L’importante è scegliere un posto dove non siate d’intralcio agli altri inquilini e dove questi ultimi non possano disturbarvi più di tanto.

Nella scelta della postazione perfetta devi considerare innanzitutto l’importanza di avere una fonte di luce adeguata, utile sia per non affaticare la vista davanti al pc, sia per prendere appunti con carta e penna. Un altro consiglio utile è quello della sedia: utilissime, in questo caso, sono quelle che garantiscono una seduta ergonomica. Se non ce l’hai già, allora, opta per una che ti permetta di tenere la schiena dritta. 

4. Mantieni la tua vita sociale

Svolgere la propria professione da remoto non significa necessariamente isolarsi dal mondo. Anzi. Se di solito sei abituato a lavorare in team, puoi continuare a farlo, sfruttando i giusti programmi e applicazioni. Ricordati bene che la pausa caffè tra colleghi può essere fatta anche a distanza. Ognuno a casa propria. Certo, non sarà lo stesso, ma nulla ti vieta di staccare per qualche minuto dai tuoi compiti sorseggiando la tua tazzina mentre fai due chiacchiere al telefono con un tuo collaboratore. Anche parlando di qualcosa che non sia necessariamente inerente al progetto che state seguendo insieme.

5. Utilizza gli strumenti giusti

L’evoluzione tecnologica di quest’ultimo periodo ha permesso lo sviluppo di moltissimi strumenti particolarmente indicati per chi svolge la propria professione da remoto. Ne sono un esempio i programmi per le video call e quelli per le conferenze online. Ma anche le chat e i calendari con gli alert personalizzati.

Ti basta guardare su internet e puoi trovare davvero di tutto. In alternativa, puoi sempre chiedere ai tuoi colleghi quali sistemi utilizzano per risolvere la tua stessa problematica. Adempiere ai tuoi compiti da casa, non significa complicarsi la vita.

6. Non cambiare le tue abitudini

Le abitudini, si sa, sono difficili da cambiare. E lavorare in smart working non significa necessariamente essere obbligati a trasformare drasticamente il proprio modo di essere. Vuol dire solo applicare delle piccole varianti al tradizionale lavoro di ufficio.
Per intenderci, se la mattina prima di timbrare il cartellino sei abituato a berti il caffè il totale isolamento dal mondo, cerca di replicare lo stesso modus operandi anche da casa. Se, allo stesso modo, sei abituato a prenderti dieci minuti di pausa la mattina per staccare, nessuno ti impedisce di farlo ancora. Magari guardando un po’ di tv o leggendo il giornale. 

7. Lavora per obiettivi

Lavorare in smart working permette di concentrarsi di più su quello che si sta facendo. E’ buona norma, quindi, approfittare di questo tempo per focalizzarsi sui propri obiettivi e sulla qualità del risultato. Il fatto che tu stia rispondendo alle mail da casa, ad esempio, non giustifica risposte approssimative o senza senso. Prima di iniziare la tua giornata lavorativa, ti consigliamo di fare una bella lista di cose da fare. Inserisci quelle che hanno una priorità alta. Gli altri compiti potrai svolgerli anche in un secondo momento, se ti avanza del tempo. 

8. Non pretendere risposte immediate

Partiamo dal presupposto che svolgere la propria professione da remoto non significa che si viva con il telefono costantemente in mano. Questo significa, nella pratica, che se invii un messaggio in chat o mandi una mail, non devi pretendere una risposta immediata. 

Così come accade quando si va in ufficio, anche quando si è in smart working i tuoi colleghi potrebbero essere impegnati nel fare qualcos’altro. Come rispondere ad una mail, cercare di risolvere un problema, essere impegnati in una riunione. O stanno anche solo semplicemente facendo una visita medica personale. 

Il nostro consiglio, in questi casi, è quello di inviare le comunicazioni ufficiali tramite posta elettronica mentre per le questioni di poca importanza (ad esempio il gossip tra colleghi) utilizzare le chat. Non appena il tuo collaboratore avrà la possibilità di risponderti, lo farà. Non occorre tartassarlo di telefonate o sms. 

9. Una riunione in video call è pur sempre una riunione

Partecipare ad una riunione in video call è sicuramente un’ottima alternativa al più tradizionale appuntamento tra colleghi in ufficio. Eppure, non ti devi dimenticare per nessun motivo che si tratta pur sempre di una riunione. E, di conseguenza, devi darle la giusta importanza. Questo significa che, ad esempio, non devi collegarti in ritardo. Anzi. Meglio invece arrivare 5 minuti prima in modo da avere il tempo di risolvere eventuali problemi tecnici o di connessione. Altro suggerimento è quello di prepararti con anticipo: evita di presentarti con in sottofondo bambini urlanti, musica ad alto volume e consorte che sta usando il trapano nella stanza a fianco.

Ultimo consiglio, ma non per questo meno importante, vestiti con un outfit adeguato. Questo significa che, se anche non è previsto il collegamento con la cam, preparati un abbigliamento consono. Sai mai che, magari, i tuoi colleghi cambino idea all’ultimo momento. Evita, inoltre, di fare l’errore di vestirti elegante sopra e rimanere con i pantaloni del pigiama sotto. Potresti doverti alzare e la figuraccia è dietro l’angolo. Stesso discorso vale per trucco e parrucco. 

10. A fine giornata saluta tutti

A fine giornata, prima di chiudere la connessione e dedicarti solo ed esclusivamente alla tua vita privata, saluta tutti. Se sei abituato a congedarti all’uscita dell’ufficio con i tuoi colleghi, è giusto mantenere questa abitudine anche se stai lavorando in smart working. 

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