Smart working, rilevare la presenza dei dipendenti da remoto

(Adnkronos) - Milano, 29 Aprile 2022. Con la diffusione dello smart working abbiamo visto delinearsi un nuovo modo di gestire l’organizzazione aziendale. A destare maggiore incertezza è la rilevazione delle presenze che, quando si parla di lavoro da remoto, sembra davvero impossibile da effettuare con una certa affidabilità.

Lavorare a distanza mostra numerosi vantaggi dal punto di vista della produttività ma è necessario stimolare nel dipendente l’orientamento ai risultati e agli obiettivi aziendali per fare in modo che la sua produttività sia sufficientemente elevata. Al di là delle considerazioni legate al discorso di rendimento dei dipendenti, un aspetto di centrale importanza riguarda la possibilità di rilevare in modo accurato l’ingresso e l'uscita dei dipendenti, senza la tradizionale timbratura del cartellino e lasciando ai lavoratori una certa autonomia e libertà.

Le difficoltà della rilevazione delle presenze da remoto

Le difficoltà che appaiono evidenti fin da subito sono legate alla mancanza di presenza fisica, e quindi del controllo visivo, del dipendente. A questo si associano anche la difficoltà di interagire e comunicare, affidata a sistemi virtuali che spesso entrano a fatica nella routine lavorativa dei dipendenti, ma anche degli imprenditori.

Con lo smart working sempre più diffuso, complice anche la situazione pandemica, le aziende hanno iniziato a prendere dimestichezza con calendari condivisi, videochiamate e chat aziendali. Questi strumenti consentono di gestire facilmente il lavoro a distanza, grazie alla condivisione costante di materiale e al dialogo, seppur virtuale, con colleghi e responsabili. Molti di questi strumenti vengono usati anche quando si lavora in sede poiché consentono di gestire in modo efficace ed efficiente le attività, con una perfetta suddivisione degli incarichi e delle mansioni. Esistono inoltre strumenti specifici che rispondono alla questione principale: la rilevazione delle presenze.

Strumenti semplici ed efficaci

Questi sistemi sono utili sia quando il dipendente è libero di gestire i propri orari di lavoro in base agli impegni extra-lavorativi e sia quando ha un orario di ingresso e di uscita da rispettare. Il primo caso rappresenta la vera essenza dello smart working e, una volta stabilito un totale di ore che il dipendente deve lavorare al giorno, alla settimana o al mese, è libero di organizzare le attività come preferisce: lavorare al mattino, lavorare la notte, seguire un orario di lavoro tradizionale. In questi casi diventa difficile per il titolare, o il reparto HR, capire se il dipendente sta rispettando le ore del contratto senza uno strumento che permetta di rilevarlo in automatico.

Tra i tanti presenti in commercio, GeoBadge offre una soluzione completa che, oltre alla rilevazione delle presenze, consente gestire anche le attività svolte, i tempi, ma anche le buste paga, la richiesta di ferie e permessi, oltre alla creazione di report dettagliati e personalizzati da condividere con i clienti per mostrare le attività svolte evitando dimenticanze e riducendo i margini di errore.

L’uso di uno strumento come GeoBadge è essenziale per riuscire a gestire in modo semplice ed efficace le presenze dei dipendenti. Firmare e gestire l’orario di lavoro, far timbrare il cartellino online tramite un’app e ridurre i casi di assenteismo, sono solo alcuni dei vantaggi messi a disposizione delle aziende che decidono di usare uno strumento di questo tipo.

La funzione rileva disponibile all’interno dell’app, è pensata per raccogliere in poche mosse le presenze dei dipendenti anche quando lavorano in modalità smart working, tenere traccia delle attività, dei tempi impiegati e dei luoghi in cui vengono svolte.

In Italia, prima della pandemia, lo smart working non era una pratica molto diffusa e ancora oggi esistono realtà aziendali che non hanno realmente compreso le potenzialità di questa opzione lavorativa. Il primo passo sarà proprio quello di attivare strumenti che permettano di gestire in modo ottimale questo nuovo modo di concepire il lavoro.

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